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Regolamento
adottato da PRO CONCILIA S.r.l.s

Organismo Privato di Mediazione/Conciliazione

Responsabile dell’Organismo: Dott.ssa Mirizio Catia

Introduzione

Il regolamento dell’organismo di mediazione/conciliazione Pro Concilia S.r.l.s è redatto ed approvato per lo svolgimento dell’attività di mediazione finalizzata ad assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta.

Il regolamento si applica a tutte le procedure di mediazione gestite dall’organismo.

Il servizio di mediazione viene offerto in favore di tutti coloro che intendono fruire dell’attività che l’organismo.

Il Decreto Legislativo del 4 marzo 2010 n. 28 ( Gazzetta Ufficiale n. 53 del 5 marzo 2010) in attuazione della Riforma del Processo Civile ( L. 69/2009) ed il relativo Decreto Ministeriale di Attuazione (D.M. del 18 Ottobre 2010 n. 180) hanno disciplinato l’istituto della mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie in materia civile e commerciale, per le materie in essi richiamate, quale strumento deflattivo dei processi ordinari, nonché maggiormente garantista degli interessi delle parti.

In tale ottica Pro Concilia S.r.l.s – Organismo Privato di Mediazione Conciliazione – nasce con lo scopo di unire fra loro diverse ed autonome professionalità intellettuali, mettendole al servizio di un nuovo modello di giustizia che ponga al centro degli interessi il rapporto umano tra le parti e non il mero conflitto.

Ai sensi e per gli effetti di cui al D.M. 18 Ottobre 2010 n. 180 e per quanto qui interessa, si intende per:

Mediazione: l’attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa;

Mediatore: la persona o le persone, che individualmente o collegialmente, svolgono la mediazione rimanendo prive, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo;

Conciliazione: la composizione di una controversia a seguito dello svolgimento della mediazione;

Organismo: l’ente privato presso il quale si può svolgere il procedimento di mediazione;

Regolamento: l’atto contenente l’autonoma disciplina della procedura di mediazione e dei relativi costi, adottato dall’Organismo;

Registro: registro generale degli affari di mediazione;

Indennità: il costo della procedura di mediazione;

Responsabile: il responsabile dell’Organismo;

Elenco: l’elenco dei mediatori abilitati ed iscritti presso l’Organismo;

Ente privato: qualsiasi soggetto di diritto privato, diverso dalla persona fisica.

Il presente regolamento disciplina l’organizzazione ed il funzionamento dell’Organismo di Mediazione Pro Concilia S.r.l.s, corrente in 97100 Ragusa, Via Archimede n°156 per lo svolgimento dell’attività di mediazione finalizzata ad assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa, in tutte le controversie civili e commerciali vertenti su diritti disponibili.

In particolare Pro Concilia S.r.l.s offre il servizio di mediazione per tutte le controversie inerenti alle materie previste dall’art.5, comma 1, del D.Lgs. 04 Marzo 2010 n. 28 ( e successive modifiche apportate dal “Decreto Del Fare” Legge 09.08.2013 n. 98, Gazzetta Uff. del 20.08.2013)  sia che le stesse controversie intercorrano tra privati, sia che intercorrano tra privati ed imprese, associazioni o enti, sia privati che pubblici, anche a mezzo dell’utilizzo dei risultati delle negoziazioni paritetiche basate su protocolli di intesa tra le associazioni riconosciute ai sensi dell’art. 137 del Codice del Consumo (Elenco delle Associazioni e degli utenti rappresentate a livello nazionale) e le imprese o loro associazioni e aventi ad oggetto la medesima controversia, nonché per la risoluzione di controversie insorte tra gli investitori e gli intermediari per la violazione da parte di questi degli obblighi di informazione, correttezza e trasparenza previsti nei rapporti contrattuali con gli investitori, ai sensi del D.lgs. 179/2007, ovvero del D.lgs 385/1993 (T.U.B.), nonché ad ogni altra questione inerente la volontà negoziale delle parti, inclusi i rapporti giuridici richiamati dall’art. 409 del Codice di Procedura Civile.

Sezione I

Gli Organi

Sono Organi:

  • il Responsabile dell’Organismo;
  • l’Ufficio di Segreteria;
  • i Mediatori.

1 a) – Il Responsabile dell’Organismo

Il Responsabile è titolare delle funzioni ad esso riservate dal D.Lgs. 28/2010, nonché dal D.M. attuativo 180/2010. Tali funzioni possono essere dal Responsabile temporaneamente delegate, per motivi specifici, ad altro membro dell’Organismo.

Il Responsabile dell’Organismo di mediazione, al pari di ogni altro componente, è tenuto all’osservanza del Codice Etico (Allegato A) approvato ed allegato al presente regolamento.

 1 b) – L’Ufficio di Segreteria

L’Ufficio di Segreteria dell’Organismo amministra il servizio di mediazione. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere ed apparire imparziali, non entrano nel merito della controversia e non svolgono attività di consulenza giuridica o di mediazione. L’Ufficio di Segreteria cura la tenuta del registro, anche informatico, degli affari di mediazione, come previsto dall’art.12 del D.M. attuativo, con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo di protocollo, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della mediazione, il mediatore designato, la durata del procedimento e il relativo esito.

Provvede altresì, all’aggiornamento degli elenchi dei mediatori dietro indicazioni del Responsabile dell’Organismo.

L’Ufficio di Segreteria verifica la conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dal presente regolamento e l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione, se dovute, e annota la domanda nell’apposito registro; inoltre comunica alla parte istante il nominativo del mediatore designato dal Responsabile, la data e il luogo dell’incontro di mediazione.

L’Ufficio di Segreteria, cura altresì l’archivio del quale, a norma dell’articolo 12, comma 2, del D.M. n. 180/2010, è fatto obbligo all’organismo di conservazione per un periodo di almeno tre anni.

1 c) – I Mediatori

Presso l’Organismo è istituito un registro dei mediatori al quale sono iscritti coloro che per statuto o su richiesta, abbiano dato la propria disponibilità allo svolgimento dell’incarico di mediatore nelle forme e nei termini previsti dal presente regolamento.

Sono iscritti di diritto nell’elenco dei mediatori, i soci fondatori dell’Organismo in regola con i requisiti prescritti dalla Legge.

Sono iscritti a domanda gli altri richiedenti. La domanda non è titolo di automatico accoglimento, ma su di essa decide l’Organismo.

L’Organismo è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito, di cui all’art.4, coma 3, lettera b) del decreto legge, a tutti i mediatori iscritti, dando la precedenza ai mediatori iscritti presso l’Organismo Pro Concilia. Tutti i mediatori non iscritti dovranno invece fare specifica richiesta tramite la compilazione dell’apposita modulistica da scaricare dal sito o reperibile presso la sede della Segreteria dell’Organismo. Il tirocinio si esplicherà nel far assistere il tirocinante alle mediazioni svolte dal mediatore nominato, il tirocinante dovrà rispettare tutti gli obblighi previsti nel Regolamento con particolar riguardo a quelli previsto nel Codice Etico, ed ad esso non verrà corrisposta alcuna indennità e non dovrà intervenire in alcun modo nella mediazione, pena la sua esclusione dal Registro dei Tirocinanti. I tirocinanti assisteranno alle mediazioni secondo un criterio cronologico di presentazione della domanda di tirocinio e in funzione delle domande di mediazione presentate. Ad ogni mediazione non potranno partecipare più di un tirocinante.

L’iscrizione, la tenuta e l’aggiornamento del registro dei mediatori è a cura del Responsabile dell’Organismo, previa verifica in capo al richiedente della sussistenza o permanenza dei requisiti previsti dalla normativa e dal presente regolamento.

Il mediatore richiedente deve compilare ed inoltrare all’Organismo l’apposita domanda alla quale deve allegare la dichiarazione del possesso dei requisiti; la dichiarazione di disponibilità; il proprio curriculum; la dichiarazione del possesso dei requisiti di onorabilità. L’interessato all’iscrizione nell’ambito della materia Internazionale e del Consumo, deve allegare e fornire anche idonea documentazione attestante le necessarie conoscenze linguistiche e tecniche.

Per ogni singola procedura di mediazione avviata presso Pro Concilia, le parti possono singolarmente o congiuntamente indicare il mediatore scegliendolo tra quelli presenti nell’elenco dell’Organismo. In caso di mancata indicazione e in caso di indisponibilità del mediatore indicato dalle parti, il mediatore viene designato e nominato dal Responsabile dell’Organismo secondo un criterio generale di turnazione alfabetica, contemperato dalla competenza specifica sia per le controversie in materia internazionale e rapporti di consumo, che per tutte le altre materie. La competenza specifica professionale di ogni singolo mediatore sarà desunta dalla tipologia di laurea universitaria posseduta e da ogni altro titolo idoneo a giustificarla. In tutti i casi, per l’assegnazione dell’incarico, il Responsabile dovrà seguire l’ambito di competenze espressamente indicato dai mediatori nella domanda inviata al Ministero. Il Responsabile potrà nominare un mediatore ausiliario da affiancare al primo, in tal caso il mediatore ausiliario non percepirà alcun compenso ulteriore a carico delle parti. Il mediatore indicato, e/o designato e/o nominato, che non può accettare l’incarico a motivo della competenza specifica nelle materie sopra richiamate, ovvero per parzialità, dipendenza, incompatibilità previste dal presente regolamento, avrà diritto alla nomina nel successivo procedimento, purché in assenza delle suddette cause.

I compensi previsti per i mediatori sono indicati nell’allegata Tabella A e B.

Il/i mediatore/i nominato/i dal Responsabile dovrà far pervenire, entro 5 giorni dalla comunicazione della nomina, la dichiarazione di accettazione dell’incarico ovvero il rifiuto dello stesso con l’indicazione specifica dei motivi del rifiuto.

Sezione II

La procedura

2 a) – Luogo di svolgimento e avvio

La Mediazione si svolge nelle sedi comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia. La parte che intende avviare la mediazione può farlo depositando la domanda di avvio presso  l’organismo di mediazione accreditato che abbia la propria sede principale o secondaria nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia che si intende proporre. A tal fine, si  precisa che si terrà conto della sede principale dell’organismo ovvero delle sue sedi secondarie che si trovino nell’ambito di qualunque comune della circoscrizione del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia. Il luogo dove si svolge il procedimento è derogabile con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del responsabile dell’organismo. Qualora la richiesta di spostamento del luogo di mediazione provenga dalle parti, le eventuali spese necessarie e consequenziali all’esperimento della mediazione saranno a carico delle parti richiedenti nella misura che verrà loro preventivamente comunicata.

Ai fini dell’omologazione, del verbale di accordo, il verbale è omologato dal Presidente del tribunale nel cui circondario l’accordo è stato concluso.

Le modalità di invio della richiesta, la modulistica, le modalità del pagamento ed ogni altra informazione sull’Organismo, sono reperibili presso la sede di Pro Concilia ovvero consultabili sul sito www.proconciliasrls.it  La procedura di mediazione si attiva attraverso il deposito di una domanda di mediazione (c.d. istanza), redatta anche congiuntamente, da consegnarsi a mano ovvero da inviare a Pro Concilia a mezzo raccomandata a/r, ovvero mediante strumenti telematici con garanzia della avvenuta ricezione, compilando esclusivamente l’apposita modulistica predisposta dall’Organismo disponibile sul sito internet o in forma libera o richiedibile alla segreteria. L’istanza, qualora incompleta, potrà essere integrata, anche su richiesta della Segreteria, entro e non oltre 3 giorni dal deposito; in mancanza di integrazione si intenderà come non pervenuta. Le parti possono, in ogni caso, depositare una domanda congiunta e contestuale per l’attivazione della procedura conciliativa.

In caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all’Organismo presso il quale è stata presentata la prima domanda. Per determinare il tempo della domanda, si ha riguardo alla data e, ove possibile, all’ora di ricezione della comunicazione.

L’istanza deve indicare l’Organismo, le parti, l’oggetto, le ragioni della pretesa ed il valore della stessa, nonché le generalità del soggetto o del professionista che assiste la parte e quelle della persona che eventualmente la rappresenta in virtù di apposita procura da allegare all’istanza.

Al momento della presentazione della domanda la parte istante dovrà versare all’Organismo le spese di avvio del procedimento, ovvero dare prova dell’avvenuto versamento. Il versamento dovrà avvenire a mezzo bonifico bancario sul conto corrente dell’Organismo indicato nel sito www.proconciliasrls.it sezione modulistica, ovvero contattando la segreteria –  (non è possibile pagare tramite carta di credito o bancomat).

All’atto della presentazione della domanda, entro 30 giorni il Responsabile dell’Organismo designa un mediatore e comunica la data dell’incontro alla parte istante, con ogni mezzo idoneo e all’indirizzo dalla stessa indicato nella domanda.

La Segreteria, con ogni mezzo idoneo che possa attestare l’avvenuta ricezione, trasmette all’altra parte (all’indirizzo fornito dal preponente che deve aver cura di accertare che tale recapito sia corretto) nel più breve tempo possibile, tutta la modulistica contenente l’indicazione del luogo, del mediatore designato e della data fissata per l’incontro, nonché l’invito a rispondere entro il termine di dieci giorni prima dell’incontro. Nelle domande dove le controparti sono più di una, la trasmissione della modulistica, precompilata dalla Segreteria, potrebbe essere a carico della parte istante.

Se l’altra parte accetta di partecipare al procedimento di mediazione, invia la propria adesione alla Segreteria con gli stessi mezzi previsti per la presentazione della domanda. In tal caso, entro la data fissata per l’incontro, la parte aderente dovrà provvedere al pagamento delle spese di avvio della procedura, dando prova dell’avvenuto versamento.

Se, al contrario, l’altra parte comunica un rifiuto o non fa pervenire alcuna comunicazione entro il termine di dieci giorni prima dell’incontro, il mediatore ne darà atto nel verbale che chiude il procedimento, salvo il caso in cui la parte chiamata si presenti comunque il giorno di fissazione dell’incontro.

Le parti, unitamente alla domanda o all’accettazione della stessa, possono allegare la documentazione che ritengono più opportuna e che sarà a disposizione di entrambe, ad eccezione di quella che verrà prodotta con riserva di uso in favore del solo mediatore.

Le spese di mediazione sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento. In caso di mancato pagamento di almeno la metà dell’indennità di mediazione, la procedura verrà sospesa fino a che la parte più diligente non provveda al pagamento della quota mancante. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo 28/2010 e s.m., l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione. La sospensione della procedura verrà tempestivamente comunicata alle parti a cura della Segreteria. Per le spese di avvio e per quelle dovute per la mediazione, si rimanda alla Sezione IV.

Formalizzata la richiesta di avvio, la Segreteria forma il fascicolo del procedimento con l’attribuzione del numero cronologico; nel fascicolo andranno inseriti anche i documenti eventualmente provenienti dalla controparte.

2 b) – primo incontro (c.d.  di programmazione) e poteri del mediatore

Svolgimento del primo incontro (c.d.  di programmazione) e poteri del mediatore, ai sensi dell’’art 84 del DL 21 giugno 2013 n. 69 convertito in legge il 9/8/2013 n. 98:

– il mediatore inizia la procedura di mediazione con il primo incontro (o incontro di programmazione) durante il quale  chiarisce  alle parti e ai loro avvocati la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e poi  invita  le parti e i loro avvocati  ad esprimersi sulla possibilità di iniziare il procedimento di mediazione.

-Se il primo incontro si conclude senza che le parti abbiano raggiunto un accordo il mediatore redige il verbale di mancato accordo. Il comma 5 ter dell’art 17 del DLgs 28/2010 ha previsto che “nel caso di mancato accordo all’esito del primo incontro, nessun compenso è dovuto per l’organismo di mediazione” , salvo le spese in favore dell’organismo di mediazione( spese di avvio e spese vive documentate ),

Quando l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale la condizione si considera avverata se il primo incontro dinanzi al mediatore si conclude senza l’accordo.

– Se il primo incontro si conclude con esito  positivo il mediatore emette un verbale di chiusura del primo incontro dal quale dovrà risultare la volontà delle parti di  procedere allo svolgimento della mediazione vera e propria (come definita dall’art.1, comma 1, lett. a) del D.Lgs. 28/2010).

2 c) – Svolgimento

Il mediatore può tenere incontri congiunti e separati, e può fissare altri incontri anche a breve intervallo di tempo, durante i quali non viene eseguita alcuna forma di registrazione o verbalizzazione.

Ciascuna parte partecipa alla procedura di mediazione di persona, e può farsi assistere da altra persona di fiducia. Le persone giuridiche partecipano alla mediazione tramite il legale rappresentante, ovvero un rappresentante munito dei formali poteri per transigere, conciliare la controversia e quietanzare. Della persona di fiducia e di quella del rappresentante munito di procura, dovranno essere indicate nominativo, qualifica e recapito all’atto stesso della richiesta di avvio ovvero al momento della successiva adesione.

La mediazione ha una durata non superiore a 3 mesi decorrenti dalla data di deposito della richiesta di avvio, ovvero nel caso di mediazione delegata dalla scadenza del termine, non soggetto a sospensione feriale, di deposito eventualmente fissato dal giudice.

Tutta la procedura è improntata sui principi di informalità, celerità, oralità e riservatezza cui sono tenuti tutti coloro che a vario titolo vi partecipano.

Attesa la natura prettamente speciale della procedura, finalizzata esclusivamente alla ricerca di un accordo amichevole della controversia, è facoltà delle parti di ritirarsi in qualunque momento.

Il mediatore, in qualunque momento della procedura, qualora le parti concordemente, ovvero una sola di esse, ne facciano espressa richiesta scritta, formula una proposta conciliativa non vincolante. In questo caso e prima della formulazione della proposta stessa, il mediatore informa le parti circa le conseguenze di cui all’art. 13 D.Lgs 04 Marzo 2010 n. 28, e successive modifiche apportate dal “Decreto Del Fare, Agosto 2013” in ogni caso la proposta non potrà mai essere contraria all’ordine pubblico o a norme imperative.

Salvo diverso accordo tra le parti, la proposta non può fare alcun riferimento a quanto appreso o acquisito nel corso del procedimento.

L’eventuale proposta del mediatore, formulata per iscritto, è comunicata alle parti, le quali entro sette giorni dal ricevimento, devono far pervenire per iscritto all’Organismo l’accettazione o il rifiuto. In mancanza di risposta nel termine indicato, la proposta si ha per rifiutata.

Al termine della procedura il mediatore forma processo verbale indicante l’esito della mediazione, al quale è allegato il testo dell’eventuale proposta formulata o il testo dell’eventuale accordo, in tanti esemplari quanti sono i soggetti richiedenti interessati. Contenuto, forma, effetti del verbale sono trattati al successivo paragrafo. Contestualmente ad ogni parte presente al procedimento, verrà consegnata una scheda di valutazione del servizio offerto (allegato C), da compilarsi, sottoscrivere e restituirsi a Pro Concilia.

Il deposito della domanda di avvio della mediazione, ovvero l’adesione al procedimento, costituiscono espressa accettazione del presente regolamento e di tutto quanto in esso contenuto.

2 d) – Presenza dell’avvocato

Presenza dell’avvocato:

  1. a) nella mediazione obbligatoria  e disposta dal giudice art 5 comma 1 bis e comma 2 del d.lgs. 28/2010: le parti devono partecipare con l’assistenza dell’avvocato al primo incontro e agli incontri successivi fino al termine della procedura.
  2. b) nella mediazione c.d. facoltativa le parti possono partecipare senza l’assistenza di un avvocato. Come chiarito con la circolare Ministeriale  27 novembre 2013, nell’ambito della mediazione facoltativa, le parti potranno in ogni momento esercitare la facoltà di ricorrere all’assistenza di un avvocato, anche in corso di procedura di mediazione. In questo caso nulla vieta che le parti vengano assistite dagli avvocati solo nella fase finale della mediazione e che, quindi, i legali possano  intervenire per assistere le parti nel momento  conclusivo dell’accordo di mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del d.lgs. 28/2010.

2 e) – Il Verbale di Accordo

Il verbale di avvenuta o di fallita conciliazione, è redatto dal mediatore al termine della procedura di mediazione ed è sottoscritto da tutte le parti in contesa a vario titolo intervenute con autografia certificata dal mediatore, che certifica anche l’eventuale impossibilità a sottoscrivere. A questo è allegato il testo dell’eventuale proposta formulata ovvero il testo dell’eventuale accordo concluso. Il processo verbale comunque concluso resta depositato presso la segreteria di Pro Concilia, per gli adempimenti previsti per legge e di esso ne viene rilasciata copia alla parte richiedente.

Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’art. 2643 c.c., per procedere alla trascrizione dello stesso, la sottoscrizione del verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, a cura e spese dei richiedenti.

L’accordo raggiunto, anche a seguito di una proposta del mediatore, può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti, ovvero per il ritardo nel loro adempimento.

Il mediatore informa le parti che qualora l’accordo raggiunto abbia un contenuto che sia contrario all’ordine pubblico o a norme imperative, lo stesso non potrà essere omologato dal giudice, nelle forme previste per legge, ai fini della sua validità quale titolo esecutivo.

Il verbale di conciliazione, se lecito e regolarmente formato, è omologato, su istanza di parte con decreto del Presidente Del Tribunale nel cui circondario ha sede l’organismo. Nelle controversie transfrontaliere di cui all’art. 2 direttiva 2008/52/CE, il verbale è omologato dal Presidente Del Tribunale nel cui circondario l’accordo deve avere esecuzione.

Il verbale di conciliazione omologato costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, per l’esecuzione in forma specifica, esecuzione di obblighi di fare e non fare e per l’iscrizione di ipoteca giudiziale.

A seguito della modifica apportata dal Decreto Del fare gli Avvocati attestano e certificano la conformità dell’accordo alle norme imperative e all’ordine pubblico.

Sezione III

I Mediatori

Per la conciliazione delle controversie di cui al presente Regolamento, Pro Concilia si avvale della collaborazione dei mediatori civili professionisti abilitati a norma delle vigenti disposizioni in materia richiamate.

L’Organismo incarica i mediatori, tra quelli inseriti nel proprio elenco, consultabile sul sito www.proconciliasrl.it Può essere nominato e/o designato mediatore lo stesso Responsabile dell’Organismo.

Le parti indistintamente possono scegliere, anche di comune accordo, il mediatore, che sarà nominato dal Responsabile dell’Organismo, se disponibile e previa verifica della sua competenza specifica. Nel caso di controversie di particolare complessità o che richiedano specifiche competenze tecniche, ovvero per esigenze organizzative, il Responsabile può nominare, senza oneri aggiuntivi a carico delle parti, uno o più mediatori ausiliari. In tali ipotesi, inoltre, il mediatore può proporre un consulente tecnico, a condizione che tutte le parti siano d’accordo, ovvero lo nomina qualora le parti congiuntamente ne facciano espressa richiesta, comunque a spese delle parti richiedenti.

Per le tariffe si fa riferimento a quelle vigenti dell’ordine e/o collegio di riferimento del tecnico, ovvero alle convenzioni di volta in volta stipulate con l’Organismo.

Il mediatore deve accettare l’incarico per iscritto, previa sottoscrizione di dichiarazione di imparzialità, indipendenza ed inesistenza di cause di incompatibilità allo svolgimento dell’incarico. Il procedimento di mediazione può avere inizio solo dopo la sottoscrizione di tali dichiarazioni. Inoltre il mediatore si impegna al rispetto del Codice Etico allegato al presente Regolamento.

La sostituzione del mediatore designato per lo specifico procedimento dal quale emergano situazioni di parzialità o incompatibilità, avviene a cura del Responsabile. Quando la mediazione è svolta dal Responsabile dell’Organismo alla sua eventuale sostituzione provvede il suo delegato.

Sono cause di incompatibilità con l’attività di mediatore per ogni singolo affare:

  1. a) avere in corso con una delle parti incarichi professionali di qualsiasi natura;
  2. b) essere socio o dipendente di una delle parti o coniuge, parente o affine entro il terzo grado. Nel caso di svolgimento di incarichi professionali pregressi, il rapporto deve essere cessato da almeno tre anni e non debbono sussistere ragioni di credito o debito.
  3. c) essere socio, associato o parente del consulente che assiste una delle parti del procedimento.
  4. d) il mediatore non potrà essere nominato consulente, difensore o arbitro delle parti in eventuali future liti sulla stessa questione oggetto di mediazione.

Gli onorari del mediatore sono stabiliti nella misura in percentuale indicata nelle singole lettere di incarico professionale intercorse tra i mediatori e Pro Concilia da valersi sull’importo effettivamente incassato dall’Organismo in riferimento a quanto indicato nelle corrispondenti tabelle (Allegato B) esclusivamente alle voci “Indennità di Mediazione” e “Maggiorazioni”. In caso di mediatori che non sono titolari di partita iva, sarà eseguita la trattenuta Irpef nella misura stabilita dalla vigente legislazione fiscale.

Il mediatore interpreta e applica le norme del presente Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da Pro Concilia in persona del Responsabile dell’Organismo.

Sezione IV

Criteri di determinazione dell’indennità

(Di cui all’art 16 del DM 180/2010 come modificato dal DM 4/8/2014 n. 139):

  1. L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.
  2. Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte , per lo svolgimento del primo incontro, un importo di euro 40,00 per le liti di valore fino a 250.000,00 euro e di euro 80,00 per quelle di valore superiore, oltre alle spese vive documentate, che è versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento. L’importo è’ dovuto anche in caso di mancato accordo.
  3. Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l’importo indicato nella tabella delle indennità.
  4. L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella:
  5. a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;
  6. b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;
  7. c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo;
  8. d) nelle materie di cui  all’articolo 5, comma 1-bis e comma 2, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo a eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma;
  9. e) deve essere ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro cinquanta per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l’applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento.
  10. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l’importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.
  11. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.
  12. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile.
  13. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
  14. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell’organismo può prevedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’articolo 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.
  15. Le spese di mediazione comprendono anche l’onorario del mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo.
  16. Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento.
  17. Ai fini della corresponsione dell’indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte.
  18. Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo. Resta altresì ferma ogni altra disposizione di cui al presente articolo.
  19. Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella A allegata al dm 180/2010, sono derogabili.

(Si ricorda che

– nel caso in cui durante il primo incontro sono presenti entrambe le parti le quali dichiarano di non voler dare avvio alla procedura di mediazione, come chiarito anche dalla circolare del 27 novembre 2013, sono dovute le sole spese di avvio. Tali spese sono determinate in misura fissa, pari ad € 40,00 o ad € 80,00 a seconda del valore della controversia. Nessun compenso è, invece, dovuto all’organismo di mediazione non essendosi svolta una “attività di mediazione” vera e propria;

– nel caso in cui durante il primo incontro è presente solo la parte invitata, come chiarito dalla circolare del 27 novembre 2013, nulla le potrà essere richiesto neanche le spese di avvio. Ciò in quanto queste ultime possono essere chieste solo laddove abbia luogo il “primo incontro”, il che postula la presenza anche della parte istante;

– nel caso in cui durante il primo incontro è presente la sola parte istante che richiede il verbale di esito negativo per mancata comparizione della parte invitata sono dovute le sole spese di avvio e non anche il compenso poiché non è stata svolta alcuna attività di mediazione;

– nel caso in cui durante il primo incontro è presente la sola parte istante la quale,  nonostante l’assenza della parte invitata, sceglie di dare avvio alla procedura di mediazione sono dovute le spese di avvio e l’indennità prevista dall’art 16, comma 4, lettera e) del D.M. n. 180/2010. In tale ipotesi, infatti, vi è una prestazione professionale del mediatore (consistente o nella formulazione di una proposta contumaciale o in un invito a ridimensionare la propria pretesa) che deve essere retribuita).

Indipendentemente dal tipo di mediazione (volontaria o facoltativa), soltanto se il primo incontro si conclude con esito positivo e prima dell’inizio del primo incontro della procedura di mediazione (come definita dall’art. 1, comma 1, lett. a) del D. Lgs. 28/2010) l’organismo potrà richiedere la corresponsione delle spese di mediazione.(come da tabella)).

L’Organismo ha facoltà di variare le proprie Tariffe, restando inteso che tali modificazioni si applicano alle sole procedure iniziate dopo la pubblicazione di dette modifiche, fatta salva l’approvazione ministeriale

 Sezione V

Riservatezza Privacy Accesso agli atti Responsabilità delle parti

Chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo Pro Concilia o comunque nell’ambito del procedimento di mediazione, o a questo vi partecipa a vario titolo, è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo.

Tutti i dati e le informazioni raccolte nel corso della mediazione sono trattati nel rispetto delle disposizioni del D.Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e successive modifiche ed integrazioni.

Le dichiarazioni rese, le informazioni e la documentazione esclusivamente acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni o la documentazione. Su tutto quanto sopra non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio. Il mediatore, anche se ausiliario, non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese, delle informazioni ricevute e della documentazione visionata o acquisita nel procedimento di mediazione, né davanti all’autorità giudiziaria, né davanti ad altra autorità. Al mediatore nominato, designato o ausiliario, nonché al Responsabile dell’Organismo ovvero al suo delegato, a motivo dei loro poteri e doveri regolamentari o statutari, si applicano le disposizioni dell’articolo 200 del codice di procedura penale e si estendono le garanzie previste per il difensore dalle disposizioni dell’articolo 103 del codice di procedura penale, in quanto applicabili.

E’ fatta salva la possibilità, per le parti, di procedere alla divulgazione dei punti dell’accordo raggiunto qualora tale possibilità sia strettamente necessaria per dare esecuzione ed attuazione concreta all’accordo stesso. Le parti potranno accordarsi sulle modalità e sui tempi della divulgazione dell’accordo stesso.

Pro Concilia garantisce alle parti esclusivamente il diritto di accesso agli atti del procedimento depositati dalle parti stesse negli incontri congiunti e, a ciascuna parte, agli atti depositati nella propria sessione separata. Copia dei suddetti atti sono custoditi, per almeno tre anni, in apposito fascicolo tenuto a cura dell’Organismo. Al termine di tale periodo le parti ne dovranno curare il ritiro, decorso tale termine l’Organismo non sarà più responsabile dei documenti relativi alla procedura conclusasi.

Responsabilità delle parti

E’ di competenza esclusiva delle parti:

– l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e che non siano comunque da ricondursi al comportamento non diligente dell’organismo;

– quando la mediazione sia condizione di procedibilità della domanda giudiziale, e una o tutte le parti siano in possesso delle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell’art. 76 (L) del T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 30 maggio 2002, n. 115, la parte interessata é esonerata dal pagamento dell’indennità spettante all’Organismo di mediazione ( spese di avvio e spese di mediazione ex art 16 del DM 180/2010). A tal fine la parte é tenuta a depositare, presso l’organismo di mediazione,  apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore o da altro soggetto a ciò abilitato. Inoltre, se l’organismo di mediazione lo richiede, la parte è tenuta a produrre la documentazione comprovante la veridicità di quanto dichiarato. (dichiarazione dei redditi o certificazione dell’agenzia delle entrate di mancata presentazione, o altra certificazione attestante i requisiti di cui all’autocertificazione).

– le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di mediazione;

– l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;

– l’indicazione dei recapiti degli avvocati delle parti, se presenti:

– l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;

– la determinazione del valore della controversia;

– la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;

– le dichiarazioni in merito al gratuito patrocinio, alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia e ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza alla conclusione della procedura.

 Sezione VI

Norme di chiusura

Il Regolamento e i suoi allegati, possono essere modificati da Pro Concilia.

Gli allegati al presente Regolamento, ove già non dettagliatamente riprodotti nelle varie Sezioni, formano parte integrante del Regolamento stesso.

In caso di sospensione o cancellazione di Pro Concilia dal registro degli organismi di mediazione ai sensi dell’art. 10 del D.M. n. 180 del 18 Ottobre 2010 i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso altro organismo di mediazione, sia esso pubblico o privato, scelto concordemente dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione pervenuta.

In caso di mancato accordo tra le parti il legale rappresentante di Pro Concilia trasmette l’elenco di tutti i procedimenti in corso al Presidente del Tribunale del luogo ove trovasi la sede di svolgimento del procedimento di mediazione, affinché provveda sulla assegnazione ad altro organismo.

Il presente regolamento e i suoi allegati entreranno in vigore a far data dalla iscrizione dell’Organismo nell’apposito Registro Ministeriale. Possono essere modificati da Pro Concilia. In tal caso le modifiche non hanno effetto per le procedure in corso prima della approvazione ministeriale.